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事业单位岗位管理改革技术与方法(二)定编管理

来源:汉哲官网 最后更新:2019-03-13 15:08:43 作者:汉哲管理研究院 浏览:1552次

广义的编制是指各种机构的设置及其人员数量定额、结构和职务配置;狭义的编制即人员编制,是指为完成组织的功能,经过被授权的机关或部门批准的机关或单位内部人员的定额、人员结构比例及对职位(岗位)的分配。本书中的定编就是指采取一定的程序和科学的方法,对各类岗位上的人员进行数量配备的过程。

岗位上应该配置多少人员一直是人力资源管理的重心。通过合适的人员配置,一方面高质量完成组织赋予的任务,另外一方面又不造成人力成本的浪费是人力资源管理的最佳实践。如何科学定编、有效配置人员的方法很多,但是常用的方法有,如劳动效率定编法、业务数据分析法、行业比例法、预算控制法、业务流程法、德尔菲法等。

(一)劳动效率定编法

劳动效率定编法是指根据生产任务和职工的劳动效率以及出勤等因素来计算岗位人数的一种定编方法,也是最常用的定编方法之一。劳动效率定编法本质上就是根据工作量和劳动定额来计算职工数量的方法。因此,凡是劳动定额的人员,尤其是工作量很好界定的人员,都适合用这种方法。

定编人数=计划期生产任务总量/(职工劳动定额需×出勤率)

劳动定额的基本形式有产量定额和时间定额两种。

以时间定额方法举例来说,某单位客户服务中心,根据语音系统提供的数据,每天接入的电话量是15000笔,客服系统记录的语音通话数和非记录的语音通话数的比例是1:0.2,平均每笔的工作时间约为2.5分钟,假设该单位要求客服中心职工的劳动效率为至少90%,则该单位客服中心需要的人数约为104人:

人数=15000×(1+0.2)×2.5×60/(90%×3600×8)=104(人)

对于工作量不容易界定的工作,可以采用“工作日志”法核定岗位工时。所谓“工作日志法”,是指按时间顺序详细记录任职者在一段时间内的工作内容与工作过程,经过归纳、分析,达到对岗位的工作内容、工作时间全面了解的一种方法。采用工作日志法定编时,研究人员或者岗位上的任职者需要对岗位上的人员现场进行实地观察、记录,填写“工作日志”。根据工作日志记录,可以计算出每个岗位的有效工作时间,从而确定岗位编制情况,一般的标准是,岗位上每天的工作时间在13.6个小时以上者,建议岗位再增加1位专职人员,当岗位的有效工作时间在9.7-13.6小时的时候,建议1人专职,另一人兼职;当岗位有效工作时间在5.6-9.6小时时,建议该岗位定编1人;当岗位的有效工作时间小于5.6人时,建议该岗位由其他人员兼职。

工作日志法相对来讲比较科学,通过对任职人员实际工作情况研究,了解岗位的真实工作量,有利于定编工作的准确性,但是工作日志法一般至少要收集2周以上的工作信息,需要投入大量的时间填写、分析“日志”,需要耗费大量的人力物力,在有限的时间和费用的条件下,这种方法就大大不适用了。

某综合部经理“工作日志”

(二)业务数据分析法

业务数据分析法是根据销售收入、利润、市场占有率、人力成本等历史数据和战略目标,确定组织在未来一定时期内岗位上的人员数量的一种定编方法。这种方法需要至少3年以上的历史数据,同时需要对战略目标相当清晰,适用于管理水平较高的成熟型组织。

劳动效率定编法主要用来确定现有人员编制是否合理,而业务数据分析法是预测未来人员编制的一种重要方法。采用该方法确定组织未来编制的时,对从事业务方面的人员的预测较为准确,但是对职能人员编制数的确定作用较为有限。

(三)行业比例法

行业比例法是指根据行业内各岗位编制人数比例,按照本单位职工总数或某一类人员总数的比例来确定岗位人数的定编方法,该方法比较适合各种辅助和支持性岗位定员。如,服务行业,人力资源管理类人员与业务人员的比例一般为1:100。采用该方法定编时,需要进行行业调研,搜集组织外部的一些行业数据,难度较大。数据的收集可以是本单位进行收集,也可以委托专业服务机构。

(四)预算控制法

预算控制法是西方企业常采用的定编方法,它通过人工成本预算控制在岗人数,而不是对某一部门的某一岗位的具体人数作硬性规定。部门负责人对本部门的业务目标和岗位设置和职工人数负责,在获得批准的预算范围内,自行决定各岗位的具体人数。预算控制法是授权的一种体现。预算控制法使用得当将是一种控制人力成本的良好方法。

(五)业务流程分析法

业务流程分析法是根据业务流程要求的各岗位工作量进行定编的一种方法。例如,每5个客户主管必须配备1个客户经理进行指导、监督、协调和管理。

(六)德尔菲法

又称专家法,是采用背对背的方式,征询专家小组成员意见的方法。在定岗定编管理中经常通过访谈领导、主管岗位直接领导、岗位上的任职者、岗位联系密切人员的方式,获得所在岗位的工作量信息,或者职工编制意见等。此种方法通常作为辅助定编方法与其它方法结合使用。

由于各组织的情况差别和情况的不断变化,很难会有一个所谓“绝对正确、完全适用和一成不变”的定编方法,在定编的各种方法中,按照劳动效率定编的方法是最常用的方法,在实际工作中往往是各种办法结合起来,形成组织最终的编制人数。如在为某单位定编时,安全生产部采用了劳动效率定编法,质量管理部采用业务流程分析法,财务部、行政部、人力资源部采用了行业比例法,供销部采用了业务数据分析法。



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