规范的文书写作是行政机关和公司(企业)执行规章制度和步入规范化管理的重要依据。对公文写作来说，无论是阐述观点、组织材料，还是结构布局、语言运用还是字体、字号等，都有一套特定严格的规范要求。
（一）公文类文件的形式要求
根据不同的要求，公文文件包含不同的内容，但主体格式是基本一致的，内容要素主要包括版头、主体、版记三个部分。
1. 版头，是指公文首页红色分隔线以上的部分。
一般来说，版头字体为仿宋，字号小初，加粗，文字颜色为红色；分隔线为2.5磅粗直线。文字和分隔线均居中。
2. 主体，是指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。
（1）主体从版头下空一行开始编排，文字颜色为黑色，从左到右横写、横排。正文行距为单倍行距，特殊情况可以进行适当调整。
（2）标题一般用2号宋体字，加粗，编排于红色分隔线下空一行的位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（3）发文字号一般用3号仿宋，编排在标题下方，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“[ ]”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
（4）正文一般用3号仿宋字，编排于发文字号下空一行的位置，每个自然段左空二字，回行顶格。数字、年份不能回行。
（5）附件说明：如有附件，在正文下空一行，左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（6）发文单位署名、成文日期和印章：一般距离正文（或附件说明）一行，发文单位一般向右对齐编排，成文日期居于发文单位之下，以发文单位为准，居中编排。成文日期中的数字应用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。印章用红色，要端正、居中下压单位全称和成文日期，印章用红色，不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下署名、印章或成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
（7）附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
（8）附件：附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题用2号宋体，加粗，居中编排。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
3．版记，是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。
（1）版记中的分隔线：版记中的分隔线与正文边距等宽，分隔线用0.75磅直线。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一页的下边缘重合。
（2）主送、抄送部门：一般用4号仿宋，在印发日期之上、左空一字编排。“主送”“抄送”二字后加全角冒号和报送部门全称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个报送部门名称后标句号。既有主送部门又有抄送部门时，主送部门应置于抄送部门之上一行，之间不加分隔线。
（3）印发单位和印发日期： 印发单位和印发日期一般用4号仿宋，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。
（4）页码：一般用4号宋体阿拉伯数字，居中编排。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
（二）公文处理与公文管理。
1.发文处理
发文处理程序包括：拟稿、填写《公文稿纸》、按照《发文流程》分别由承办部门负责人审核、分管领导会签、总经理批示、行政部门（如：办公室）人员编写文号、用印、分发、存档等。
（1）拟稿，按照职能分工原则，由主要承办部门负责，涉及到两个或两个以上部门的，由主办部门和协办部门协商起草。
（2）分送：拟稿人草拟好公文，并填写《公文稿纸》，首先交由部门负责人审核签字；之后交由分管领导会签；最后报总经理批示。
（3）修改：如公文在审核、会签过程中需要做重大修改，应注明具体修改意见，并交由承办部门进行修改，之后重新履行公文的流转审核程序。
（4）公司所有公文统一由行政部门（如：办公室）进行编号、用印、分发和存档，有领导指示的，应附批复件。
（5）公文发布之前的会签，应按照公司规定的权限执行。一般情况下，以部门名义行文的公文由部门负责人签发，以公司名义行文的一般性公文由分管领导签发，涉及全局性的重要公文，酌情由总经理、董事长批示和签发。
2.收文处理
收文处理程序包括：登记、填写《文件呈阅表》、按照《收文流程》进行分送、承办、催办、答复、存档等。
（1）登记。公司所有公文均应做好记录。公司内部公文原则上对口受理；其他外部收文，如无明确目标部门，则统一由行政部门负责处理。行政部门收文后，应逐件清点，核对无误后，填写《文件呈阅表》，做好编号。
（2）分送。行政部门根据公文内容、要求和工作需要，确定公文的分送范围，将公文与《文件呈阅表》一并交由公司领导批示。
（3）承办。按照公司领导的最终批示，将公文及时送达承办部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文还需明确办理时限。承办部门对交办的公文应及时办理，有办理时限要求的应在规定时限内办理完毕。
（4）催办和答复。收文部门要及时了解公文办理进展情况，督促承办部门按期处理，紧急公文可由专人负责催办。对公文的办理结果，收文部门应及时答复来文单位。
（5）存档。收文流转结束后，由行政部门归档，以确保文档的完整。
（6）任何部门和个人收到公文，应及时送达行政部门，按规定程序办理。
3.保密规定
（1）未经领导签发的公文不得分发；
（2）已签发的保密文件应由专职人员统一收发、归档和销毁，内容不得泄漏和外传；
（3）已归档的公文如需查阅，应按公司保密管理规定、档案管理规定借阅。
