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以某大型炼油公司为例详述单体企业制度框架体系的搭建方法

来源:汉哲官网 最后更新:2019-03-08 14:03:55 作者:汉哲管理研究院 浏览:888次

单体企业制度框架的搭建,要清晰界定制度体系内涵,分析内外部环境对制度建设的影响,在此基础上,借鉴标杆企业的经验对制度进行分级设计,同时,基于企业主业务链条与支持、管理职能,进行制度的分类设计,从而形成“纵向到底,横向到边”的制度体系框架,作为今后制度体系建设的基础。

1、界定本企业制度体系的内涵和外延

处于不同发展阶段的企业,对于制度的需求是不同的。企业在初创阶段,最核心的问题是生存问题,所谓的企业管理都是靠创业团队中少数几个人的沟通协调,太多、太严格的条条框框会束缚企业的活力。随着企业规模逐渐变大,就有必要形成各种规范,产生管理制度,并逐渐构筑成企业的管理体系。因此,在制度体系建设的开始阶段,首先要根据企业的发展阶段,明确制度建设的风格、精细程度、标准化程度等。

其次,从企业制度的内容来看,通常包括产权制度、组织制度和管理制度三类,其中:产权制度是企业制度的基础和核心,它对企业制度其他方面具有决定性作用;在产权制度的基础上,组织制度和管理制度分别在组织和流程两个方面对企业的运营管理起到规范的作用。因此,在企业制度框架的搭建过程中,首先要明确包含哪些部分,比如:有时产权制度不包含在企业制度建设和优化的工作内容之一。

更进一步,由于企业经营流程的不同、各管理部门所负职责的不同,企业管理制度可以具体分为市场营销制度、采购管理制度、生产管理制度、工程管理制度、物流管理制度、经营企划管理制度、人力资源管理制度、财务管理制度、行政办公管理制度,等等,具体在本企业的制度建设中应涵盖哪些制度模块,也需要事先讨论和明确。

2、分析内外部环境对制度建设的影响

企业的制度体系产生于企业具有个性化的环境,带有强烈的个性特征,而决定这一个性特征的是企业的竞争环境、战略目标、商业模式、组织氛围、业务及管理流程等内外部因素,其中:

企业的外部环境因素包括:政治环境、社会环境、技术环境、经济环境、产业特点及发展趋势、法律法规对制度的影响,等等。

企业的内部环境因素包括:企业战略、管控模式、组织结构、企业文化、职能设置,等等。“制度之网”贯穿于计划、组织、领导和控制等每一个管理要素,渗透于企业战略、财务、投资、人力资源、运营等各项管理活动,它们互相影响,相辅相成,有着非常密切的关系,共同推动企业的发展。

对于企业内外部影响因素的分析,有利于我们在制度框架的设计中充分考虑内外部因素的影响,从而使得制度框架的设计更加具有前瞻性、适用性与可延展性。

3、参考管理层级,建立纵向的制度分级

根据制度的管理范围和适用对象,纵向上对制度进行分级。制度级别的多少,取决于企业的规模、组织机构、原有制度的层级划分以及业务管理的需要。例如:采用事业部制管理的企业,制度体系至少应包括基本制度、公司级制度、事业部级制度三个层次,而规模较小的、业务较单一、人数在200-300人的生产制造企业,其制度仅需要包括公司级制度、补充规定与操作细则两个层次就可以。

以某大型炼油公司为例,经过研究,可将其制度纵向划分为四级,见表1。

(1)基本制度:包括对制度管理权责、制度体系框架及基本内容等的规定,以及在一定时期内相对稳定的、具有战略性、全局性、综合性的管理制度与政策。

(2)程序性制度:是在基本制度之下,具体阐述职责权限、管理流程与工作内容的制度,多指跨部门的、以流程为纽带、调整某一范围内工作关系的制度,是该公司的主体制度形式。

(3)补充规定:是结合实际运营的需要,对程序性制度的细化和补充。

(4)操作规范:是指依据程序性文件、补充规定等制订的、由部门或二级单位发布的、用于指导某一项具体工作、用于管控某一个或几个控制要点的操作规程、岗位作业指导或管理细则等。

表1:X公司制度纵向分级

4、参考业务流程与管理职能,建立横向的制度分类

广义上讲,企业的制度包括业务管理制度和职能管理制度两大类。

根据企业的业务主流程,将相似、相近、相关的经营管理活动进行归并,可以确定业务管理制度的分类。一般来说,业务管理制度包括业务拓展与营销管理、研发管理、生产管理(项目管理)、供应链管理、质量管理等若干二级制度模块,与企业业务主流程是相吻合的。

根据企业的管理职能,可以确定职能管理制度的分类,一般来讲,企业的核心职能包括战略管理、计划管理、风险管理、资产运营、财务管理、审计监察、内部控制、人力资源管理、信息资源管理、公共关系管理、基本建设管理、党群工作、精神文明建设和企业文化建设,等等。当然,每个企业的职能不尽相同,这就需要根据职能的关键性、职能相关制度的数量等因素确定制度模块的数量和名称,力求做到无交叉、无遗漏、无重复,使之涵盖管理职能的方方面面。

在二级制度模块确定之后,需要针对二级模块的职能或工作任务建立若干相互联系、密切配合的、完整系统的制度集合,即三级分类。以人事劳资管理为例,一般情况下,人事劳资制度应包括岗位管理、薪酬社保管理、绩效考核、招聘管理、培训管理、干部聘任、劳动合同管理、考勤管理等内容,结合企业的实际,可在上述内容的基础上进行归集和增减,形成具有企业特点的三级制度分类。

结合职能设置、管理流程的梳理以及内外部制度环境的影响,对单体企业层面制度进行横向分类。横向分类划分为:支持管理制度、业务管理制度2个一级分类,还可以进一步细分为二级制度分类、三级制度分类。根据管理制度的细分,需要对管理制度分类层层细化,力求做到无交叉、无遗漏、无重复,使之涵盖管理的方方面面。根据一类职能中工作流程的先后顺序对该职能进行横向细分,将相似、相近、相关的经营管理活动归并为一类职能;其次,对于该项职能中比较重要的下一级细分职能可以根据管理的需要提升到与其同等的层次。

同样以某大型炼油公司为例,经过研究,其制度横向分为两大类、15个二级模块,分类见表2-3所示。

表2:X公司制度横向分类-职能管理制度

 

表3:X公司制度横向分类-业务管理制度

5、形成制度体系框架

经过纵向分级和横向分类,初步形成了企业的制度体系框架,同样以某大型炼油公司为例,经过系统分析与设计的制度体系框架,如表4所示。

表4 X公司制度体系框架

检验一个制度体系框架是否满足要求,有一句通俗的表述叫做“纵向到底、横向到边”。所谓“纵向到底”,就是这个制度框架要能涵盖从公司最顶层的制度到最基础、最简单的管理细则;所谓“横向到边”,就是这个制度框架要能涵盖从而业务到管理的全部职能,包括每一个细项而不留死角。



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